Svendborg Forsamlingshus
- et bæredygtigt fællesskab

 - for arrangementer  i forsamlingshuset under brugerforeningen. (Arrangementer, som folk udefra vil lave, behandler bestyrelsen). Fin har lavet en rigtig god tjekliste, som du kan downloade og printe ud.
Download Fins liste her

 DEN GODE IDÉ
Har du en idé til et arrangement skal den først præsenteres på et k-møde - enten på dagsordenen eller under evt.
Den, der præsenterer idéen, er automatisk tovholder. Hvis du usikker på den funktion, så find én at lave det sammen med, så I er to om opgaven.

1. PRÆSENTATION PÅ K-MØDE:
- Kort beskrivelse af arrangementet. Kan evt. være mailet rundt inden mødet sammen med dagsorden.
-  Er der interesse i K-mødegruppen for arrangementet?

Hvis der er nok, der synes det lyder sjovt/spændende mm., fortsætter processen, og bestyrelsen inddrages i forbindelse med udarbejdelse af budget.
Det er tovholderens ansvar at bestyrelsen får hovedtallene, så de kan hjælpe med at opstille et budget. De har brug for svar på flg.:

- Forventet antal gæster?
-entrépris?
- evt. honorar?
-skal det evt. søges penge?
Fin og andre fra bestyrelsen udarbejder budgettet. Derefter tager bestyrelsen stilling.
NB: Evt. oplægsholdere, bands mv. kan kontaktes, men der må ikke laves aftaler, før arrangementet er godkendt af bestyrelsen

 

PLANLÆGNING
Når bestyrelsen har godkendt projektet, går den praktiske planlægning i gang.  
- salen skal bookes via kontakformularen på svendborgforsamlingshus.dk her (åbner i nyt vindue).
- aftaler med eksterne aktører lægges fast, og der laves endelige aftaler.
-dato og tidspkt. lægges fast og føres ind i husets kalender (send til Jan)
- projektet skal beskrives til markedsføring ( tid&sted, en kort tekst om arrangementet, hvem optræder/deltager, billetpris, foto MED navn på fotografen - materialet sendes til Josefine,m der sørger for facebook og pressemedelelse. Jan kan printe plakater i A4 + flyers, men ophængning/fordeling, står gruppen selv for) 
 - evt. nødvendige tilladelser skal søges.

AFVIKLING AF BEGIVENHED
1-2 måneder før arrangementet skal foregå, skal det op på K-mødet igen, så der kan findes arme-og-ben og kassér.

FØR det K-møde er der en række spørgsmål, som tovholderen skal have afklaret:
- Er dato, tidspunkt og andet stadig ok?
- Skal der være barsalg?
-  Skal der være bespisning for medhjælpere og optrædende. ( I så fald skal det være regnet med i budgettet!)
-  Hvis storkøkken skal bruges, skal det aftales med Benny.
 - Evt. brug af musikanlæg, klaver, projektor aftales med  Jan/bestyrelse.
- hvor mange hjælpere er der brug for.
- hvem skal være kassér? 
I ugen op til begivenheden skal
- kasséren sørge for check-in liste med billetsalg til sig selv eller andre.
- tovholder sende en fællesmail til alle frivillige, der er involveret i arrangementet og angive, hvornår de skal møde ind og hvilke opgaver, der skal fordeles. ( bordopstilling, barsalg, opfyldning af bar, entré, opstilling/nedtagning, indkøb af kaffe mm.)
På selve dagen:
 - I forbindelse med billetsalg ved døren bruges mobilepaynr. 626246, samt tablet og kortlæser til betaling med kort.
 -  I forbindelse med barsalg, donationer, medlemskaber bruges mobilepaynr. 202834, samt tablet og kortlæser til betaling med kort.
- Kassérer sørger for at entré- og prisskilte, tablets, kortlæsere mv. er klar og sørger for korrekt afvikling vedr. økonomi.
- Gruppen aftaler, hvem der står for de forskellige opgaver.

4. EVALUERING
Arrangementet evalueres på det efterfølgende K-møde, hvor der også orienteres om resultatet, antal gæster mv.

Denne liste ligger på hjemmesiden og printet ud i skabet i kælderen.

 

Jyttes liste for arrangementer:

1. Hvem er Tovholder= ofte den første der er nævnt i referatet - eller står med fremhævet skrift.
   kasserer står med skrå skrift.
   Dato for afholdelse checkes i kalenderen på hjemmesiden og Billetsiden.

2. Reservering af lokale samt evt. hjælpemidler (projektor, piano o.lign.) registreres via kontaktformular på hjemmesiden - (link)
3. 
   Honorarskema (aftale) udfyldes )med bl.a CPR nr og Konto nr)(alternativt sendes oplysningerne: dato & tidspunkt, titel og beløb til Fin) -Hent Honorar dokument her.
4. Lav Budget. Eksempel ved en Koncert:Indtægter entre, bar...Udgifter: Salleje 1000kr, KODA 500 kr (kun ved koncert), Honorar, PR, Plakater, 

5. Mhp. oprettelse af arrangementpå NemTilmeld (= billetsystem via hjemmesiden) sendes der en beskrivelse af arrangement/PM (pressemeddelelse) plus foto med angivelse af Fotograf-  samt billetpris til Josefine/Jan min. 3 uger før afholdelse.Beskrivelsen vil desuden blive brugt til Facebook opslag (Josefine), Sydfynskalenderen (Jytte) samt notits/PM til ugeavis og evt. dagspresse. Se evt https://brugerforeningensfh.nemtilmeld.dk/
6. Der udfærdiges evt. plakat el. lign. til ophængning på plakatsøjler, bibliotek m.fl.

 7. Tovholder skal have listen med Tilmeldinger. Se Tovholders - og andres - mail-adresser her.