Svendborg Forsamlingshus
- et bæredygtigt fællesskab

2018-08-30

Referat til møde i Brugergruppen (BSF) den 4/5-18 kl. 10.30 i Svendborg Forsamlingshus (SFH).

Tilstede:
Jan Fin, Jytte, Pia, Nanna og Sofie

Der henvises til referat fra seneste Styregruppemøde.
1. Godkendelse af dagsorden, valg af referent (Sofie) og ordstyrer (Fin).
Godkendt
2. Opfølgning på referat fra seneste møde den 6/4-18. Alle har læst det inden mødet.
Kommentar til det med rygning. Skal skrives i lejekontrakt at gæster af huset skal ryge i gården (Fin).
Der skal ryddes op i gården, - find frivillige på facebook (Pia og Sofie).
Pia laver urtepotte til trappen. Alt andet på referat er godkendt.
3. Aktiviteter
a. Sommer- og vinterarrangementer arrangeres af arrangementsgruppen, der laver oplæg til næste møde.
Der er oprettet en arrangementsgruppe som ved næste møde præsentere en dato og et oplæg. Oplæg sendes ud inden møde.
b. Indretning i huset. Flag og flagstænger, borde, skiltning, askebægre/rygning i gården, printer mv.
Flag er godkendt. 5 borde er godkendt. (Nanna og Sofie køber) undersøger lovgivning ang. skilte på fortov.
Printer er klar og til fri afbenyttelse i tårnet (balkon).
c. Værkstederne. Kort orientering, hvis der er nyt.
Nørkle Værksted er startet op. Brug for mere fokus på markedsføring af begivenheden.
4. Sponsorer. Oplæg fra nedsat gruppe.
Jytte vil gerne holde styr og orden på hvilke virksomheder der bidrager til huset.
Jan vil gerne have oplysninger omkring dette, og så lægger han det efterfølgende på hjemmesiden.
Inden man søger sponsorer skal det afstemmes med Jytte, så der ikke sker overlap.
Resten rykkes til næste gang.
5. Kommunikation. Mail til alle i BSF + relevant info – fx referater -til medlemmer af Styregruppen.
Alt kommunikation foregår over mail, Fin laver sit eget aktiveringssystem på mail og der ligger en mappe på google drev.
6. Godkendelse af brugeraftale.
Brugeraftale er underskrevet af Jan, Jan lægger den på google drev.
7. Økonomi.
a. Ansøgning til Tuborg Fondet. Orientering.
Fin og Jan holder møde over skype i dag og søger midler til musik og lyd udstyr.
b. Regnskab.
På brugerkonto står: 30.242 kr.
c. Pengekasse og salg mv.
Pia har indkøbt kasse. Pia lægger 500 kr. i. Pia finder et sted til pengekasse ( skal kunne låses fast i skab og i sal) Nøgle er hos pia og i brugerforeningens eget skab. Pia skriver mobilpay nr. på. Pia sørger for at der kommer til at ligge en nøgle til udhængsskab i brugerforenings eget, aflåste skab.
d. Forbrugsmaterialer.
BSFs løbende forbrug (kaffe, te, vand mv.). Øvrige driftsudgifter betales af ejer (brugeraftale par 6).
Brugerforening betaler for kaffe mv. WC papir og rengøringsmidler er på ejers regning.

e. Lejepriser. Rengøring. Bilag laves til brugeraftalen. Se referat fra Styregruppemøde den 2/5.
Godkendt. Fin kontakter Nikolaj for at undersøge muligheder for rengøring af WC’er.

f. Ja-puljen til håndværksmarked.
Godkendt, Nanna og Sofie søger. men tjek med folkeoplysningsudvalget inden.

8. Indmeldelse i Kulturhuse.dk?
Deltagelse i Hustræf 24. -25. maj? Materiale fremsendt på mail 27/4.
Vi er meldt ind i foreningen for forsamlingshuse. Det er vurderet at være for omkostningstungt, og vi er for ung en forening stadigvæk, så det bliver besluttet at vente et år.

9. Kommende møder og mødestruktur.
a. BSF-møder
Næste møde 28 maj kl 1030. Jan og Sofie møder ind kl 10 og laver kaffe.
10. Eventuelt
Børneloppemarked
Godkendt, Har fået lov til at inddrage kælderen.
Oplysningsskilte (giv agt/indgang på eget ansvar mv).
Der behøves ikke laves skilte ifølge forsikring.

Plakater
Plakater fra andre arrangementer fra andre steder i byen, skal de hænges op eller ej?
Dilettant forestilling
Jytte har luftet ide, Brugerforeningen er positive. Jytte går videre med ideen.

 

------

Næste møde
forslag til emner til næste møde:
struktur over brugerforenings-konto, hvorledes skal de bruges.
plakater op i gang eller ej?