Svendborg Forsamlingshus
- et bæredygtigt fællesskab

Home > Brugerforeningen BSF > Login for Medskabere > K-møde referater > 2021-04-20 K-møde

2021-04-20 K-møde

Beslutningsreferat fra K-møde 11. november 2021

Til stede: Palle, Betty, Sys, Lise, Torben W, Annette, Henriette, Ann-Gitte, Peter, Inge-Lise, Kurt, Winnie, Ingrid, Joan, Hanne, Pia, Josefine, Allan, Nina, Mona, Anita, Jytte

Økonomi
Vi er nødt til at stramme alvorligt op omkring den måde, vi håndterer indtægter/udgifter i forbindelse med arrangementer. Ikke fordi Brugerforeningen mangler penge, men fordi Fin bruger ALT for lang tid på at tyde kasserapporter, bilag og sære håndskrevne noter. Rodet, som primært skyldes manglende retningslinjer, er faktisk meget tæt ved at få Fin til at kaste håndklædet i ringen og trække sig som kassér, så derfor er det bydende nødvendigt, at vi får rettet op på det.
Løsningen er at 4-6 personer "certificeres" til at tage sig af pengekasserne, så der bliver en helt fast procedure for alle transaktionerne. Det betyder, at der fremover altid skal være en "kassemester" til stede til arrangementer, der involverer entré/barsalg.
Det er også kun "kassemestrene", der lægger bilag i pengekasserne og udbetaler evt. udlæg.
Det er IKKE svært at lære, hvordan vi skal gøre, så Fin - eller en anden kassér - har mulighed for at lave bogføring og regnskab uden at skulle bruge timer på at spore, hvor pengene kommer fra, om der er regnet rigtigt, hvad en tilfældig håndskrevet note med et beløb uden forklarende tekst dækker osv.
Det er på sin vis indlysende, at vi har brug for lidt mere organisering på det her felt i betragtning af, hvor mange gode folk, der er engageret i huset og heldigvis er vi jo både voksne og kloge, så det problem kan vi naturligvis sagtens løse.
Fin laver hurtigst muligt et mini-kursus på en times tid, så vi kan komme i gang.

Josefine indledte mødet med en orientering omkring problemer med kassehåndteringen ifm. afholdelse af arrangementer. Fremover bliver der ved hvert arrangement registreret en tovholder, hjælpere og en ”kassemester”, samt hvem der sidder ved døren og står i baren. Følgende har meldt sig som mulige kassemestre: Peter, Ingrid, Pia, Ingelise, Lise, Hanne T., Torben, Jytte.

2.Afholdte arr. evaluering.
Okt:
13/10: Charles Dickens v/Kurt Rimeligt fremmøde 18-20 prs.

15/10: Planteloppemarked        Stor interesse – mange besøgende
17/10: Café Fragilité                    Hyggeligt arrangement, stor spørgelyst og rosende ord
18/10: Fællessang                        Pænt fremmøde
24/10: Musikværksted                OK
26/10: Arr.m LOF                         Flot fremmøde. Lidt misforståelser ifm. planlægningen, men okay    resultat. Josefine holder lav profil ved lignende projekter fremover, så misforståelser undgås ift. ”ejerskab” Brugerforening / Forsamlingshus
27/10: Koncert med Torben Wahlstrøm – pæn tilslutning. Overskuddet tilfalder Brugerforeningen
31/10: Fællesspisning                 Større fremmøde end forventet. Der skulle løbes stærkt og derfor blev det besluttet, at billetsalget via NemTilmeld fremover stoppes dagen før, så man ved døren har tjek på og dermed kan styre antal spisende. Samtidig ønskes etableret en ”akutliste” (tilkaldevagter), hvis der er frafald blandt de frivillige pga sygdom. Ingen meldte sig til, men alle er velkomne til at ringe til Josefine på 30335427, hvis der mangler folk, så vil hun forsøge at finde afløsere.
Værkstedsaftner    OK, men ikke så stort fremmøde, der evalueres på indholdet i det nye år.

Nov:
Formiddagsfortælling             Pænt fremmøde
Værkstedsaftner                      OK

3. Kommende arr. praktisk planlægning
Lørdag d.13.11 kl. 19.30 Banda Nuevo     Hjælpere: Ingelise, Hanne T., Henriette, Lise, Ingrid, Peter

Kassemester: Peter
søndag d.14.11 kl. 15 Fortælleværksted i kælderen (Internt møde)
Mandag d.15.11 kl. 19 Fællessang     Hjælpere: Allan, Joan, Fin, Annette, Ingrid – kassemester: Fin
Onsdag d.17.11 kl. 10 Ole Rolf: Svenske Troubadurer     Hjælpere: Allan, Hanne T. Inge-Lise, Kurt, Jytte – kassemester: Jytte
Søndag d.21.11 kl. 15 Café Fragilité: Brysternes Fri Bevægelighed – Hjælpere: Pia, Lise, Betty, Annette, Ann-Gitte, Sys, Nina – kassemester: Lise
Mandag d.22.11 kl. 19 Musikværksted   Torben, Jan, Allan
Søndag d. 28.11 kl. 17.30 Fællesspisning Hjælpere: Lise, Joan, Hanne T., Ingrid, Henriette, Inge-Lise.
Onsdag d.1.12 kl. 10 Formiddagsfortælling ”Julerosen” – Hjælpere: Fin, Inge-Lise, Susanne, Torben, Kurt. Kassemester: Fin
Hvornår går værkstederne på juleferie? – Sidste værksteds Café inden jul/nytår: 8/12 (STRIK)
Andre?

4. Juletam-tam + idémøde
Forslag om at samle det i januar søndag d.16.januar Mødetidspunktet blev konfirmeret og aftalt til kl. 16, hvor man samtidig medbringer en ret til buffet’en (Pia og Jytte koordinerer).

5. Næste k-møde
Mandag d.13.december. Er der punkter, der skal på?

Loppemarked med vintersportsudstyr Søren Balle vil gerne være tovholder. Pia tager kontakt.

6.Praktisk
Forslag om ny placering af borde, så de ikke er så tunge at løfte op og ned. Borde og stole er allerede blevet omplaceret.
Skal Brugerforeningen have sine egne viskestykker og karklude? Ja, indkøbes af værkstedsholdet og placeres i det nye ”pengeskab”
Brug af forsamlingshusets stofduge – De blå duge skal ikke anvendes. Der indkøbes voksduge (Josefine har allerede bestilt)
Mørkelægningsgardinerne - snoren v/de høje vinduer skal behandles med forsigtighed
Nye koder på nøglebokse – der kommer nye koder i det nye år

7. Evt. ( Nogen har snakket om at holde nytår sammen i salen???) – Ingrid, Jytte, Pia, Lise arbejder videre på ”projektet”